大会参加登録
学術大会の参加申込を、メール・FAX・Excelで管理している
氏名、所属、会員番号、参加区分、参加日、懇親会参加などを受け付け、入金状況や変更内容を複数のExcelへ手作業で反映している。
学術大会の参加登録フォームと参加者管理画面を、事務局の運用に合わせて構築します。
学会・研究会・学術団体の主催者、運営事務局向け
学術大会の事前参加登録から
当日受付・参加者管理までシステム化
学術大会、学術集会、研究会、講演会、研修会の事前参加登録、参加費決済、 当日受付、参加証発行、参加者集計まで一体的に構築します。
会員・非会員、学生、招待者、発表者などの参加区分や、 独自の申込項目、抄録原稿の受付、演題登録にも、 学会事務局の運用に合わせて対応します。
このような相談から始まります
学会事務局で、こんな受付業務を続けていませんか？
年に一度の大会だからこそ、毎回Excelやメールでやり直している。 Biz-Kaizenは、学会・研究会の運営現場で繰り返される受付作業からWeb化を考えます。
当日受付
事前登録者名簿と当日参加者を、受付で手作業照合している
事前登録者の入金状況、参加区分、懇親会申込などを確認しながら、当日受付名簿へチェックを入れ、開催後に参加データを集計している。
事前登録データと当日受付を連携し、参加済み・未受付を一元管理します。
演題・抄録受付
演題情報や抄録原稿を、メール添付で受け取っている
演題名、発表者、共同演者、所属、発表区分などの情報と、Word・PDFなどの抄録原稿をメールで受け取り、一覧表へ転記している。
演題登録フォームと抄録原稿アップロードを一つの受付システムにまとめます。
入会・会員管理
入会申込や会員情報変更を、紙やメールで受け付けている
入会申込、所属変更、住所変更、退会申請などを個別に受け付け、会員台帳や大会参加者情報へ手作業で反映している。
入会申込や会員情報更新は、大会受付とは分けて段階的に追加できます。
事前登録後の確認・入金・当日受付に、時間がかかっていませんか？
参加登録フォームを用意するだけでは、学会事務局の受付業務は終わりません。 受付後には、参加区分の確認、入金確認、変更・取消、抄録原稿の受領、当日受付、参加者集計などの作業が続きます。
会員・非会員・学生で異なる参加費を手計算している
振込名義と参加登録者をExcelで照合している
参加変更・取消を複数の管理表へ反映している
懇親会や分科会の定員を別々に管理している
抄録原稿と演題情報をメールから探している
事前登録者と当日参加者を後から統合している
参加証や領収書を個別に作成している
複数担当者で最新の受付状況を共有しにくい
Web化すると、このように変えられます
参加登録情報を自動で一覧化
Webフォームから送信された氏名、所属、会員番号、参加区分などを管理画面へ自動保存し、Excelへの転記作業を減らします。
参加費計算と決済を自動化
会員・非会員・学生、早期登録、懇親会参加などの条件に応じて参加費を計算し、オンライン決済や入金状況管理へつなげます。
受付メール・案内メールを自動送信
受付番号、登録内容、支払方法、当日の案内などを自動送信し、定型連絡の負担を減らします。
当日受付と参加証発行へ連携
事前登録者を当日受付で検索・照合し、参加済みへの更新、参加証・受付票・領収書の発行に利用します。
抄録原稿を申込情報と一緒に管理
演題名、発表者、所属などの登録情報と、Word・PDF等の原稿ファイルを関連付けて保存します。
参加状況をリアルタイム集計
日ごとの登録数、参加区分、入金状況、当日受付数などを管理画面で確認できます。
学会・研究会・学術団体の受付業務に対応します
すべてを一度に作るのではなく、現在の運用、参加人数、会員制度、支払方法、原稿受付の有無に合わせて必要な機能を組み合わせます。
学術大会・年次大会
事前参加登録、参加区分、参加日、懇親会、参加費決済、当日受付、参加証発行までを一体的に管理します。
研究会・講演会・研修会
会員限定、定員制、単日開催、複数講座など、開催形式に応じた参加受付フォームを構築します。
演題登録・抄録原稿受付
演題名、発表者、共同演者、所属、発表区分などを受け付け、Word・PDF等の抄録原稿を申込情報と関連付けて管理します。
入会申込・会員情報更新
入会申込、所属・住所変更、会員区分変更などをWeb化し、会員台帳へ反映しやすい形式でデータを出力します。
必要な機能だけを組み合わせます
参加登録フォーム
- 会員番号・所属・参加区分
- 参加日・懇親会・分科会選択
- 条件による料金・項目切り替え
- スマートフォン対応
事務局管理画面
- 一覧・検索・絞り込み
- 入金・受付・取消状況の管理
- 管理用メモ・対応履歴
- 複数担当者での共有
原稿・ファイル受付
- 抄録原稿・発表資料アップロード
- Word・PDF等の形式制限
- 受付期限・再提出管理
- 演題情報との関連付け
メール・データ出力
- 登録完了・入金確認メール
- 当日案内・リマインドメール
- Excel・CSV出力
- 会員台帳・既存データとの照合
参加登録から当日受付まで、事務局業務を一元管理します
改善前
- メール・FAXで参加申込を受付
- 申込内容をExcelへ転記
- 参加費と入金状況を別表で管理
- 抄録原稿をメールから保存
- 当日受付用名簿を別に作成
改善後
- Webフォームから事前参加登録
- 登録内容・参加区分を自動保存
- 参加費・入金・原稿受付を一元管理
- 当日受付・参加証発行へ連携
- 参加状況をリアルタイム集計
大会受付・抄録受付・会員管理は、段階的に追加できます
大会参加登録、演題・抄録受付、入会申込、会員管理は、それぞれ必要な時期や運用方法が異なります。最初からすべてを一つの大規模システムにする必要はありません。
- まずは大会参加登録とExcel出力だけWeb化する
- 次年度からオンライン決済や当日受付を追加する
- 抄録原稿受付を別期間のフォームとして追加する
- 入会申込・会員情報変更を別機能として追加する
- 既存の会員台帳は残し、必要なデータだけ連携する
大会受付を入口にしながら、実際の運用に合わせて学会事務局全体のWeb化へ広げられます。
大きなシステムにせず、小さく始められます
STEP 1参加登録フォームとExcel出力
STEP 2事務局管理画面を追加
STEP 3参加費決済・入金管理を追加
STEP 4当日受付・参加証発行を追加
STEP 5演題・抄録受付を追加
STEP 6入会申込・会員管理へ拡張
現在使用している申込書、会員台帳、Excel、メール運用を確認し、負担の大きい部分から段階的にWeb化します。
ご相談から運用開始まで
現在の受付業務を確認
参加申込、料金区分、入金確認、当日受付、原稿受付などを伺います。
改善する範囲を整理
大会受付、抄録受付、会員管理のうち、どこから始めるかを整理します。
必要な機能をご提案
フォーム、管理画面、決済、当日受付、データ出力などをご提案します。
作成・確認・運用開始
実際の大会運用に合わせて作成し、確認後に受付を開始します。
よくあるご質問
年1回だけ開催する学術大会でも依頼できますか？
はい。年1回、数日間だけ開催する学術大会や研究会にも対応できます。翌年の再利用や、受付終了後のデータ保管方法も含めて検討します。
会員・非会員・学生で参加費を分けられますか？
はい。会員区分、申込時期、懇親会参加、受講講座などの条件に応じて、料金を切り替える構成を検討できます。
事前登録と当日受付を連携できますか？
はい。事前登録した参加者情報を当日受付で検索・照合し、受付済みへの更新、参加証・受付票の発行に利用できます。
抄録原稿や発表資料をアップロードできますか？
はい。Word、PDFなどのファイルを、演題情報や発表者情報と関連付けて受け付けられます。ファイル形式、容量、受付期限、再提出方法も設定できます。
抄録の内容確認や査読も行ってもらえますか？
Biz-Kaizenが対応するのは、主に演題情報・原稿ファイルの受付と管理です。抄録内容の査読や専門的な内容確認は、学会側の担当者に行っていただく運用を想定しています。
大会登録と入会申込を一つのシステムにできますか？
可能です。ただし大会参加登録と会員管理は運用期間や必要項目が異なるため、最初は別機能として作り、会員番号や会員台帳で連携する方法も検討します。
現在使っている会員名簿やExcelを活用できますか？
はい。現在の会員台帳やExcelの構成を確認し、既存形式に合わせたデータ出力や照合方法を検討できます。
オンライン決済を使わず、銀行振込だけでも運用できますか？
はい。銀行振込を前提とした申込受付や、入金確認状況を事務局で管理する構成にも対応できます。
学術大会の事前登録から当日受付まで、事務局業務をまとめて改善しませんか。
大会参加登録、参加費、抄録受付、当日受付のどこから始めるべきか分からない段階でも問題ありません。
現在使用している申込書、会員台帳、Excel、運用手順を確認しながら、無理のない改善方法をご提案します。