展示会
展示会の事前来場登録と当日受付を、別々に管理している
会社名、部署、業種、来場予定日などを事前登録で受け付けても、当日受付用データは別に作成し、毎回手作業で照合している。
展示会の来場登録システムや、事前受付フォームを主催者の運用に合わせて構築します。
展示会・商談会・見本市・プライベートショーの主催者・運営事務局向け
展示会・見本市の事前来場登録から当日受付・来場者管理までシステム化
展示会、商談会、見本市、プライベートショーの事前来場登録、招待者受付、VIP登録、当日チェックイン、来場者バッジ発行、来場集計まで一体的に構築します。
汎用フォームでは対応しにくい独自の来場区分、招待元、開催日、会場、セッション、受付方法にも、主催者の運用に合わせて対応します。
このような相談から始まります
現場で、こんな申込受付を続けていませんか？
「大規模なシステムが欲しい」のではなく、毎年繰り返す受付作業を少し楽にしたい。 Biz-Kaizenは、そうした具体的な現場の困りごとからWeb化を考えます。
商談会
商談会の参加企業と面談希望を、メールやExcelで調整している
参加企業情報、希望商談先、希望時間帯、担当者情報を集め、 商談調整用の一覧を複数のExcelで管理している。
商談会の開催目的に応じた専用受付フォームを提案・作成します。
見本市
見本市の来場申込や招待者受付を、Eメール・FAX中心で行っている
招待状の送付先、来場予定者、参加日、同行者などを確認し、受付名簿や主催者向け集計表を作り直している。
見本市の事前登録、招待者受付、来場者管理を一つの仕組みにまとめます。
プライベートショー
招待制展示会の出欠確認を、営業担当者ごとのExcelで管理している
招待先企業、営業担当者、来場日時、同伴者、個別セッションの参加希望などが分散し、全体の来場予定を把握しにくい。
招待客のカテゴリ・顧客レベルに応じた受付フォームなど対応可能です。
事前登録後の来場者管理に、時間がかかっていませんか？
申込フォームを用意するだけでは、受付業務は終わりません。 実際の現場では、受付後に多くの確認・情報修正・キャンセル処理・集計作業が発生します。
招待コードや営業担当者別の来場状況を確認できない
一般来場者・招待者・VIPを別々のExcelで管理している
毎日の登録集計をExcelで計算している
不備のある申込者へ個別にメール対応している
複数担当者が別々のExcel使し最新情報を共有しにくい
来場者バッジ用に毎回データを加工している
事前登録者と当日登録者を後から手作業で統合している
日別・会場別・来場区分別の人数を手集計している
Web化すると、このように変えられます
申込内容を自動で一覧化
Webフォームから送信された内容を管理画面やデータベースに保存し、Excelへの転記作業を減らします。
受付メールを自動送信
受付番号、申込内容、今後の手続きなどを自動送信し、定型連絡の負担を減らします。
CSV・Excel用データを出力
名簿作成、集計、帳票作成、既存システムへの取り込みに使えるデータを出力します。
登録推移の集計を表示
日ごとの登録数や来場区分別の申込数を、管理画面でリアルタイムに確認できます。
複数担当者で状況を共有
担当者の記憶や個別メールに頼らず、同じ管理画面で対応状況を確認できます。
展示会・商談会・見本市などの受付に対応します
業種名だけで決めるのではなく、実際の受付方法、件数、確認項目、申込後の作業に合わせて必要な機能を組み合わせます。
展示会・見本市
事前来場登録、招待者受付、来場日、参加区分、同行者などを受け付け、受付用名簿や来場者データを管理します。
展示会への来場登録だけでなく、併催セミナーや講演プログラムの参加申込、定員管理、有料セッションの決済までまとめて管理できます。
商談会・プライベートショー
商談希望、面談時間、参加セッション、開催日程、定員などを受け付け、時間帯別・講演別の参加者を管理します。
必要な機能だけを組み合わせます
Webフォーム
- 入力・選択・自由記述
- 確認画面、必須チェック
- 条件による項目切り替え
- スマートフォン対応
管理画面
- 一覧・検索・絞り込み
- 対応状況の変更
- 管理用メモ
- 複数担当者での共有
メール・データ出力
- 受付完了メール
- 事前案内・リマインドメール
- Excel、CSV出力
- 既存データとの照合
事前登録から当日受付まで、来場者情報を一元管理します
改善前
- FAX・メールで来場申込を受付
- 申込内容をExcelへ転記
- 来場区分や招待元を手作業で整理
- 当日受付用データを別に作成
- 開催後に来場者数を集計
改善後
- Webフォームから事前登録
- 来場者情報を自動保存
- 来場区分・招待元を一元管理
- 当日受付・バッジ発行へ連携
- 来場状況をリアルタイム集計
他社サービスが合わない業務にも対応します
他社のフォームサービスで解決できる場合は、必ずしも独自システムを作る必要はありません。 一方、独自の確認手順や手間のかかる業務では、既製サービスだけでは対応しにくいことがあります。
- 担当者による確認・承認が必要
- 既存のExcel形式に合わせて出力したい
- 会員番号や顧客データと照合したい
- 一定期間だけ使う受付システムが必要
大きなシステムにせず、小さく始められます
STEP 1申込フォームとCSV出力
STEP 2管理画面を追加
STEP 3バッジ発行システムを追加
STEP 4登録状況集計を追加
STEP 5メール・連携機能を追加
STEP 6当日来場受付との連携を追加
現在のExcelや管理方法を残しながら、負担の大きい部分だけを先にWeb化することも可能です。
ご相談から運用開始まで
現在の業務を確認
申込方法、件数、Excel、確認作業などを伺います。
改善範囲を整理
どの作業からWeb化すると効果が出やすいかを整理します。
対応方法をご提案
必要な機能、運用方法、進め方をご提案します。
作成・確認・公開
実際の業務に合わせて作成し、確認後に運用を開始します。
よくあるご質問
まだ具体的な仕様が決まっていなくても相談できますか？
はい。現在の業務内容や困っている作業を確認し、何をWeb化すると効果があるのかを整理する段階から対応します。
小規模な申込フォームだけでも依頼できますか？
はい。申込フォーム、受付メール、CSV出力など、必要な機能に絞った小規模な対応も可能です。
現在FAXで受け付けている申込をWeb化できますか？
はい。現在のFAX申込書を確認し、入力項目をWebフォームへ置き換えます。すべてを一度に変更せず、FAX受付を残しながらWeb申込を併用する進め方も可能です。
一定期間だけ使用するシステムにも対応できますか？
はい。展示会、商談会、見本市の受付期間が決まっている業務にも対応できます。
事前登録と当日受付を連携できますか？
はい。事前登録した来場者情報を当日受付で検索・照合し、 来場済みへの更新やバッジ発行に利用できます。
一般来場者、招待者、VIPを分けて管理できますか？
はい。来場区分、招待元、営業担当者、顧客ランクなど、 展示会ごとに必要な分類項目を設定できます。
来場しなかった事前登録者を抽出できますか？
はい。事前登録者と当日受付情報を照合し、 来場者と未入場者を分けて出力できます。
事前登録から当日受付まで、来場者管理をまとめて改善しませんか。
何をシステム化すればよいか分からない段階でも問題ありません。
現在使用している申込書、Excelデータなどを確認しながら、無理のない改善方法をご提案します。