定員・キャパシティ管理
セッションごとの残席数を、Excelや目視で確認している
会場ごとの収容人数、参加枠、満席状況を別表で管理しており、 締切直前の申込やキャンセル調整に時間がかかっている。
セミナーごとの定員・残席・満席状況を、管理画面で確認できるようにします。
展示会・学術大会・研修会・プライベートショーの主催者、運営事務局向け
複数セミナー・分科会の申込受付と
定員管理を、まとめてWeb化します。
学術大会、展示会、研修会、プライベートショーなどで発生する、 複数セッションの申込受付、定員管理、満席締切、参加者リスト作成、 当日受付までを、運営しやすい形で整えます。
有料・無料を問わない事前参加登録、参加者マイページでのセミナー選択、 QRコード付き参加証、RFID受付、御礼メール配信、発表者向け参加者リスト提供など、 イベント運営の流れに合わせて必要な機能を組み合わせます。
このような相談から始まります
複数セミナーの受付・定員管理で、こんな作業を続けていませんか？
セミナーが1つだけなら、単純な申込フォームでも対応できます。 しかし、複数の会場・時間帯・講演・分科会があるイベントでは、 定員管理や参加者調整が一気に複雑になります。
申込変更・キャンセル
参加者からの変更連絡を、事務局側で手作業反映している
セミナー変更、キャンセル、追加申込、キャンセル待ちなどをメールで受け付け、 参加者一覧や定員表へ個別に反映している。
参加者マイページや運営側管理画面から、選択内容の確認・変更・調整を行えるようにします。
当日受付
参加証や受付名簿で、当日の参加確認に時間がかかっている
事前申込者、当日参加者、セミナー別参加者を名簿で照合し、 受付済み・未受付の確認や参加状況の集計を後から行っている。
QRコード付き参加証やRFIDを利用した受付と、参加状況の管理に対応します。
発表者・講師への情報提供
講師・発表者ごとの参加者リストを、事務局が個別に作成している
セミナーごとに参加者リストを作成し、講師や発表者へ送付しているため、 直前変更やキャンセル反映のたびに作業が発生している。
発表者が自分の担当セッションの参加者リストを確認できる専用管理画面を用意できます。
セミナー管理は、申込フォームだけでは終わりません
セミナー受付では、参加者が申し込めることだけでなく、運営側が 「どのセッションに何人申し込んでいるか」「どの会場が満席になりそうか」 「誰に参加者リストを渡す必要があるか」を把握できることが重要です。
セミナーごとの定員・残席を手作業で確認している
満席になったセッションを手動で締め切っている
参加者からの変更・キャンセル連絡が多い
会場、時間帯、講師、発表者の情報を別々に管理している
参加登録とセミナー選択が別管理になっている
当日受付で参加証や名簿の確認に時間がかかっている
発表者向け参加者リストを個別に作成している
開催後の御礼メールや参加者集計が手作業になっている
Web化すると、このように変えられます
セミナー情報を管理画面で登録
日時、会場、定員、タイトル、題目、講師・発表者などを管理画面から登録し、 受付ページや参加者マイページへ反映します。
参加者がマイページでセミナー選択
事前参加登録後、参加者専用マイページで参加したいセミナーや分科会を選択できるようにします。
定員到達で自動締切
セミナーごとに定員を設定し、申込数が定員に達した時点で受付を停止する運用に対応します。
QRコード付き参加証へ連携
申込内容に応じた参加証を発行し、当日受付でQRコードを読み取って受付済みに更新できます。
発表者別の参加者リストを提供
各講師・発表者が、自分の担当セッションの参加者リストだけを専用画面で確認できるようにします。
開催後の連絡・集計に活用
参加者への御礼メール配信、セミナー別参加者数の集計、CSV出力などに利用できます。
展示会・学術大会・団体イベントのセミナー受付に対応します
セミナーや研修の販売を本業とする企業向けではなく、 複数のセミナー・講演・分科会をイベント内で運営する主催者・事務局向けの受付管理です。
展示会・EXPO内セミナー
出展者セミナー、主催者セミナー、技術セミナー、製品説明会など、 会場別・時間帯別の定員管理と参加者受付に対応します。
学術大会・研究会の分科会
複数会場で行われる講演、分科会、シンポジウム、ランチョンセミナーなどの 参加申込と参加者管理を支援します。
団体・協会の講演会・研修会
会員限定、定員制、複数講座、参加区分別の受付など、 団体事務局の運用に合わせた受付管理に対応します。
プライベートショー・招待制イベント
招待者向けマイページ、セッション選択、参加証発行、 当日受付までをイベント運営に合わせて構築します。
必要な機能だけを組み合わせます
セミナー管理
- 日時・会場・定員の登録
- タイトル・題目・講師情報の管理
- 受付中・締切済みなどの状態管理
- 参加者数・残席数の確認
申込受付・マイページ
- 有料・無料を問わない事前登録
- 参加者専用マイページ
- セミナー・分科会の自由選択
- 申込内容の確認・変更
定員・締切管理
- 会場収容人数に応じた定員設定
- 満席による自動締切
- 締切日時による受付停止
- 運営側でのキャンセル調整
参加証・当日受付
- QRコード付き参加証の発行
- RFIDを利用した受付運用
- 受付済み・未受付の管理
- 当日参加者受付
発表者向け管理
- 担当セッションのみ表示
- 参加者リスト確認
- CSV出力
- 事務局からの個別送付作業を削減
メール・データ出力
- 申込完了メール
- 参加証案内メール
- 開催前リマインド
- 御礼メール配信
申込受付から当日受付まで、運営側の管理を一元化します
改善前
- セミナー情報をExcelで管理
- 参加申込をフォーム/メールで受付
- 定員・満席状況を手作業で確認
- 当日受付用名簿を別途作成
- 発表者向けリストを個別に送付
改善後
- セミナー情報を管理画面で登録
- 参加者がマイページで自由選択
- 定員到達で自動締切
- QR参加証・当日受付へ連携
- 発表者が専用画面でリスト確認
参加登録・セミナー選択・当日受付は、段階的に追加できます
参加登録、マイページ、セミナー選択、定員管理、当日受付、発表者向けリスト提供は、 イベントの規模や運営方法によって必要な範囲が異なります。 最初からすべてを一つの大規模システムにする必要はありません。
- まずはセミナー申込フォームとCSV出力だけWeb化する
- 次回開催からマイページとセミナー選択を追加する
- 定員管理・満席締切を追加する
- QRコード付き参加証と当日受付を追加する
- 発表者向け参加者リスト提供を追加する
既存の参加登録フォームやイベントサイトを活かしながら、 負担の大きい部分から段階的にWeb化できます。
大きなシステムにせず、小さく始められます
STEP 1セミナー申込フォームとCSV出力
STEP 2管理画面でセッション情報を登録
STEP 3参加者マイページを追加
STEP 4定員・満席締切を追加
STEP 5QR参加証・当日受付を追加
STEP 6発表者向けリスト提供へ拡張
現在使用しているセミナー一覧、申込フォーム、参加者名簿、Excel、当日受付手順を確認し、 負担の大きい部分から段階的にWeb化します。
ご相談から運用開始まで
現在の運営方法を確認
セミナー数、会場数、定員、参加区分、申込方法、当日受付方法を確認します。
管理項目を整理
セッション情報、参加者情報、定員管理、メール配信、出力項目を整理します。
必要な機能をご提案
申込画面、マイページ、管理画面、参加証、当日受付、CSV出力などをご提案します。
作成・確認・運用開始
実際のイベント運用に合わせて作成し、確認後に受付を開始します。
よくあるご質問
有料セミナーにも対応できますか？
対応可能です。参加区分や料金区分の管理、入金状況の確認、 必要に応じた決済サービス連携など、運営方法に合わせて検討します。 決済代行サービス利用料などの実費は別途となる場合があります。
参加登録システムとセミナー選択を連動できますか？
可能です。事前参加登録後にマイページへログインし、 参加したいセミナーや分科会を選択する形など、イベントの運用に合わせて設計できます。
満席になったセミナーを自動で締め切れますか？
対応可能です。セミナーごとに定員を設定し、申込数が定員に達した時点で受付停止する運用ができます。 締切日時による受付停止や、運営側でのキャンセル調整にも対応できます。
当日受付にも対応できますか？
QRコード付き参加証を利用した受付に対応できます。 運用内容によっては、RFIDを利用した受付にも対応可能です。 受付済み、未受付、セミナー参加状況などを管理できます。
講師や発表者に参加者リストを渡せますか？
可能です。発表者ごとに、自分が担当するセッションの参加者リストだけを確認できる専用管理画面や、 CSV出力の仕組みを用意できます。
既存のイベントサイトや参加登録フォームと連携できますか？
既存環境の内容によります。現在のWebサイト、申込フォーム、参加者データ、CSV運用などを確認したうえで、 連携できる範囲や、別管理にしたほうがよい範囲を整理します。
研修販売サービスとして利用できますか？
Biz-Kaizenが主に想定しているのは、展示会、学術大会、団体イベント、プライベートショーなどで行われる 複数セミナー・分科会の受付管理です。研修販売を主事業とする企業向けの専用販売システムやLMSとは 目的が異なる場合があります。
セミナー受付と定員管理を、運営しやすい形に整えませんか。
複数セミナー、分科会、講演会、展示会内セッションなど、 申込受付と定員管理が複雑になりやすいイベント運営を支援します。
現在使用しているセミナー一覧、申込フォーム、Excel、当日受付手順を確認しながら、 無理のない改善方法をご提案します。